features

dashboard

  • kalender overzicht (maand- of weekview)
  • filter instellingen

agenda

  • beheer agenda producties, repetities, activiteiten ...
  • crew: beschikbaarheid acteurs en technici beheren
  • synchronisatie met outlook kalender via ical.

(speel)datalijst

  • duidelijk overzicht van alle speeldata, in lijst, kalender en Google maps
  • beschikbaarheid crew
  • filtering per productie of status productie

producties / aanbod

  • instellingen voor programmatoren: zoals opbouwtijd, uitkoopsom, max toeschouwers, catering
  • koppelen crew per productie en per speeldatum
  • toevoegen van lesmappen, technische fiches en persfoto’s (hoge en lage resolutie)
  • speeldata, contracten, facturen gegroepeerd per productie
  • mogelijkheid synchronisatie speeldata naar eigen website via REST api

organisaties / klanten

  • beheer van alle organisaties met adres en facturatiegegevens
  • gekoppelde contactpersonen (functie, telefoon ...)
  • verschillende locaties, zalen, technische fiches
  • overzicht per klant van speeldata, contracten en facturen
  •  automatische berekening op google maps + weergave route vanaf thuisadres.
  • maillogs van verstuurde mails per klant 

crm

  • beheer van alle organisaties met adres en facturatiegegevens
  • gekoppelde contactpersonen (functie, telefoon ... ical)
  • verschillende locaties, zalen, technische fiches
  • overzicht per klant van speeldata, contracten en facturen

contracten

opmaak en beheer van contracten

  • overzicht van alle contracten met hun status
  • overzicht van contracten per productie of per klant
  • mail contracten en beheer logboek contracten
  • duidelijke weergave welke speeldata reeds een contract bevatten
  • print contracten als pdf

facturen

opmaak en beheer van facturen

  • overzicht van alle facturen met hun status
  • overzicht van facturen per productie of per klant
  • mail je facturen en beheer logboek facturen
  • factuur of creditnota
  • makkelijke omzetting van een contract naar een factuur
  • print facturen als pdf

tourboekmail / overzichtsmail

  • automatisch genereren van een wekelijkse tourboekmail/overzichtsmail via mail naar alle betrokken personen
  • tourboek per productie, per medewerker, per speeldatum of selectie van data doorsturen naar alle gekoppelde medewerkers
  • link in mail met route op google maps vanaf thuisadres speler

draaiboek

  • genereer een draaiboek bij een voorstelling
  • koppel verschillende speeldata
  • voeg een uitgebreide tijdstabel toe
  • voeg gastenlijsten toe
  • print je draaiboek of mail ze naar je medewerkers of klant als pdf

configureer op maat van je organisatie

configureer jouw zapplanning zoals je zelf wil
- instellen speeldatum statussen
- producties in groepen indelen
- organisaties verschillende types geven.
- ...

 

exporteren

  • exporteren volgens verschillende parameters: per productie, per soort voorstelling, per provincie of regio ...
  • rapport exporteerbaar naar excel 
  • bewaren van rapporten en aanpassen op maat

fileshare

Systeem voor het delen van bestanden (grote persfoto’s, lesmappen, technische fiches)
documenten linken aan producties en organisaties.

notificaties

Verstuur interne berichten in de planning. Verstuur naar iedereen, een bepaalde groep of iemand persoonlijk. 
 

verlof 

Beheer van vakantieperiodes van medewerkers.

 


gebruikers / crew

Je kan onbeperkt aantal gebruikers toevoegen

  • per gebruiker zelf de skin van je planning configureren (welke info jij in welke lijst wil zien) 
  • aanduiden van favorieten (producties en klanten) favorieten
  • bijhouden verjaardagen - altijd reden voor feest!
  • automail met speeldata komende 7 dagen mail
  • configureer zelf verschillende niveaus van inloggen

Wat? nog meer? de lijst met features blijft maar duren!


zaalbeheer

kalender per zaal
extra weergave van de kalender op zaalniveau
beheer je repetities en voorstellingen in duidelijke afzonderlijke weergave

connectie met UITdatabank

  • doorsturen van geselecteerde data naar uitdatabank
  • productie/workshop onafhankelijk
  • data wordt doorgestuurd naar uitinvlaanderen, cultuurkuur en uit met vlieg

api connectie

Via de API kan je zonder interactieve tussenkomst speeldata doorsturen naar de eigen site – mits deze dit ondersteunt. Alles wat je aanpast in de planningsdatabase wordt in de eigen site direct verwerkt. bepaal zelf welke statussen mogen doorgestuurd worden: bv bevestigde speelmomenten wel, maar wat in optie staat nog niet.
We bieden de mogelijkheid om data uit te lezen in eigen website via een REST API.


publieksaantallen

Mail naar programmatoren met de vraag om publiekscijfers in te vullen. Zij ontvangen een unieke link naar een formulier waarin alle basisgegevens zijn ingevuld.
Ze geven in hoeveel bezoekers (volwassenen/kinderen of betalend/niet-betalend) er naar een voorstelling zijn geweest.
De data wordt weggeschreven in de database. Alle cijfers zijn exporteerbaar naar excel.

talenversie

De planningsdatabase is standaard in het Nederlands. Optioneel kan ook Frans en Engels worden toegevoegd.
Voor elke gebruiker die inlogt kan je een voorkeurtaal (Nederlands of Engels) instellen.
Het 'open' professioneel luik is beschikbaar in Nederlands, Frans en Engels. (enkel full versie)
Mogelijkheid tot synchronisatie met site in meerdere talen.


andere instellingen

export naar excel van alle data op elke tabel instellingen

  • dagelijkse back-up van alle data
  • uitgebreide zoekmogelijkheden
  • automatische mails grafisch opgemaakt in de huisstijl
  • ...
 

Er is nog meer, nog veel meer... Alles documenteren we ook in onze WIKI database.